الهدف العام:
- تكوين مهارات لدى موظفي الحفظ على الأسلوب العلمي والعملي الصحيح في التنظيم الفني لمحتويات الأرشيف، وكيفية تصنيف وترقيم وفهرسة الأوراق لسرعة استرجاعها من الملفات وحفظ الوثائق إلكترونياً
- تزويد المشاركين بأساليب تأمين وحفظ وأرشفة الملفات والوثائق باستخدام الحاسب الآلي.
- التدرب على استخدام أحدث تكنولوجيا العصر لتنظيم المستندات والوثائق وحفظ الملفات وخزن واسترجاع المعلومات،
- التعرف على الاتجاهات الحديثة في الأرشفة الإلكترونية وأمن البيانات والملفات، وذلك لتحقيق الإفادة القصوى من الإمكانات الموجــودة والتي قد يصعب تحقيقها دون تدريب منهجي وتطبيق عملي على الأنظمة الحديثة واستغلالها الاستغلال الأمثل.
الأهداف التفصيلية:
بعد انتهاء البرنامج التدريبي يتعرف السادة المشاركين على:
- تأمين وحفظ الملفات باستخدام الحاسب الالى .
- تصنيف وفهرسة الملفات وارشفتها الكترونيا .
- التعامل مع بيئة المنظمات اللاورقية .
- التوثيق والأرشفة وحفظ الملفات إلكترونياً.
- الأرشفة الإلكترونية وأهميتها.
- الطرق الحديثة في حفظ الوثائق والملفات إلكترونياً.
المستفيدون:
- العاملون في مجال الحفظ بالمؤسسات والمنظمات
- الموظفون المراد تهيئتهم للعمل في مجال المحفوظات مستقبلاً
- موظفي المعلوماتية المعنيين بحفظ الوثائق الكترونيا
- موظفي السكرتارية والديوان
- جميع الموظفين في مجال حفظ و ضبط الوثائق و السجلات
- المعنيين بأعمال السكرتارية و إدارة المكاتب و حفظ الوثائق والبيانات
محتويات البرنامج:
- مقدمة عن المحفوظات وأنواعها وأهميتها
- مفهوم حفظ وتأمين الوثائق.
- أهمية الاتصالات المكتبية وحفظ الوثائق
- نشأة ودورة الوثائق
- أهمية الأرشيف الإلكتروني
- إجراءات التحول إلى الأرشيف الإلكتروني.
- انواع المحفوظات والوثائق الحكومية الرسمية وغير الرسمية وأهميتها وطرق أرشفتها ومراجعتها إلكترونياً (كالمحفوظات القانونية والأحكام القضائية والوثائق الخاصة......).
- الدورة المستندية ومقوماتها.
- إجراءات التحول إلى الأرشيف الإلكتروني.
- التنظيم الإداري للمحفوظات (المركزية واللامركزية)
- التنظيم الفني للمحفوظات (التصنيف-الترقيم-الفهرسة)
- أساليب التصنيف والترقيم وإعداد الفهارس.
- كيفية وضع خطة لتصنيف وترقيم الأوراق والملفات
- كيفية إنشاء فهرس للمؤسسة (فهرس موضوع – فهرس أسماء)
- التصنيف والترميز والفهرسة.
- الأساليب والطرق الحديثة في الارشفه وحفظ الوثائق والملفات الكترونيا".
- طرق و أساليب حفظ الملفات و توثيقها الكترونيا.
- وسائل الأرشفة و حفظ السجلات و توثيقها الكترونيا.
- طرق حفظ الأوراق وتداولها – إجراءات حفظ الأوراق في الملفات
- أساليب تأمين الملفات إلكترونياً.
- فرز وترحيل وإتلاف الأوراق المنتهية
- الربط بين تنظيم الأوراق يدوياً وبين إدخال معلوماتها في التقنيات الحديثة
- منظمات الأعمال اللاورقية ونظم العمل الإلكترونية.
- المكتب الالكتروني
- الشبكات (الإنترنت والإنترانت).
- المواصفات الدولية القياسية الخاصة بحفظ الوثائق والملفات إلكترونياً.
- التقنيات والأجهزة الحديثة في مجال التداول والحفظ والاسترجاع.
- كيفية تقليص الأعمال الورقية في المكاتب
- اثر استخدام الحاسب الآلي في حفظ الوثائق
- الأسس الخمس للعمل الجيد في إدارة أعمال الديوان والمكاتب والسكرتارية.
- طرق التعامل مع السجلات و الوثائق الإلكترونية.
- مختبر عمل لعمليات التأمين والفهرسة والأرشفة الإلكترونية.
- تمارين و حالات عملية.
